Miért nagyon fontos az, hogy ne személyes, hanem üzleti email címmel kommunikálj?

Fontos üzleti email címmel kommunikálni

Manapság már furának tűnhet arról cikket olvasni, hogy miért szükséges egy vállalkozásnak/cégnek üzleti email fiókot és címet használni. Azonban egy hazai kutatásból is kiderült, hogy itthon ezek használata nem teljesen evidens, hiszen sok vállalkozó még mindig a személyes email címét használja céges célokra is. Ha Te is ezen vállalkozók közé tartozol, akkor ebben a cikkben megtudhatod, hogy miért fontos a Te cégednek is az, hogy legyen egy rendes üzleti email cím, amivel tudsz kommunikálni akár a beszállítók, akár a vevők felé, és azt is megmutatom, hogy mennyire egyszerű ezt beállítani.

Ezért fontos, hogy üzleti email címet használj céges kommunikációra:

Növeli a márkádat és a profizmusodat: tegyük fel, hogy rendelsz egy könyvet online. Kis cég, minimalista weboldal, viszont az a könyv csak náluk volt elérhető (annyira speciális mondjuk). Megvannak a kétségeid, hiszen nem ismered a céget, viszont nagyon kell neked az a könyv. Megjön a rendelésről a visszaigazoló email és akkor itt kérdezlek meg: melyik esetben fogod azt érezni, hogy valóban egy igazi cégtől rendeltél, aki könyveket forgalmaz?:

  • Ha a visszaigazoló email erről a címről jött: icuka342@freemail.hu?
  • Vagy ha erről az email címről jött: info@specialiskonyvek.hu?

Legyünk őszinték: sokkal professzionálisabban hat, hogyha a második opciót választjuk. Megjelenik benne a cég/márka neve, tehát újra megerősíti Benned, a vásárlóban, hogy Te a Speciális Könyvek cégtől rendeltél, így növelve a márkát és a bizalmat.

A céges kommunikáció elkülönül a személyestől: ha a személyes email címed használod céges levelezésre is, akkor biztos megesett már veled olyan, hogy nem találtál a sok személyes levél között egy fontos céges emailt, mert bekerült a spam vagy a promóciós mappába, esetleg nem is figyelted, és így sokkal kevésbé átlátható a kommunikációd. Ha külön címeken kezeled a személyes és az üzleti kommunikációt, akkor sokkal jobban elkülönül mind fizikailag, mind fejben a kettő egymástól.

Az algoritmusok is érzékelik, hogy ez az email cím a Tiéd: ez egy kicsit technikaibb ok, viszont annál fontosabb. A különböző email szolgáltatók algoritmusai folyamatosan monitorozzák, hogy milyen emaileket kapsz, és azt milyen szerverről küldték ki. A Gmail, Freemail és más emailszolgáltatók szerverein email címek milliói vannak egy közös szerveren, míg a Te domainedhez csak maximum pár email címet lehet kapcsolni. Sokkal hamarabb fogsz tőlük megbízható minősítést kapni, hogyha az email címhez egy saját domaint is tudnak társítani. Az pedig, hogy az email címed megbízható azt jelenti, hogy kisebb a lehetősége, hogy a spam mappában találják meg a leveleidet.  

Oké meggyőztél, de hogyan lesz nekem ilyen email címem?

Először is szükséged lesz egy domainre és egy webtárhelyre. Erről találsz egy külön cikket itt. Ha ezek megvannak, akkor a tárhelyed adminisztrációs felületén (általában cPanel) létre tudod hozni az email fiókodat (a magyar tárhely szolgáltatók nagy része cPanelt használ, de ha a tiéd nem az, akkor nyugodtan keress meg és segítek beállítani az email fiókot rajta). Mivel nekem is cPanel fut a webtárhelyen, így azon mutatom meg:

  1. A cPanelben keressük meg az email fiókok menüpontot, majd kattintsunk az email fiókokra:

Itt már fogsz látni egy létrehozott master email fiókot, amely a rendszer email fiókja. Ezt nem hiszem, hogy bármikor is használni fogod, illetve nem is érdemes ezt összeszemetelni, szóval csináljunk egy újat! Kattints a létrehozás fülre, és el kell jutnod erre a felületre:

A tartomány mezőnél válaszd ki a domain neved: ha csak egy van hozzárendelve a tárhelyedhez, akkor ez automatikusan ki lesz töltve. Ezután a felhasználónévnél írd be azt az előtagot, amit a @ előtt látni szeretnél (ha általános email címet hozol létre akkor lehet info vagy hello, mint a hello@digitalismindenes.hu vagy bármi, de lehet a neved is akár). Ezután kiválaszthatod, hogy a jelszód most állítod be vagy küldesz egy linket egy másik email címnek, de mivel sokkal könnyebb itt beállítani, ezért tegyük meg. Utána látni fogsz egy haladó beállítások fület. Ezt csak egy dolog miatt érdemes lenyitni, ami pedig az email fiók tárhelye.

Itt már több dolgon is el kell gondolkozni:

  • mire fogod használni ezt az email címet pl. általános kommunikációra, csak egy promóciós kampány erejéig, vagy ez egy külön felhasználónak/munkatársnak az email címe?
  • hogyan fogod használni ezt az email címet:
    • ha ezen a tárhelyeden belül, akkor érdemes elgondolkodni egy kapacitás limit beállításán, hogy ne vegye el a weboldaladtól a helyet
    • ha külső kliensen keresztül (Google Workspace, Microsoft 365), akkor pedig rakd át korlátlanra. Ha ezeken a platformokon gondolkozol, akkor a beállításával keress nyugodtan, ne Te bíbelődj vele 😉

Ezután csak rákattintasz a létrehozásra és kész vagy. Ha visszalépsz az email fiókok felületre akkor látni is fogod az új email címed. Kattints az email ellenőrzésre gombra, és már használhatod is!

Fotó: Unsplash

Kutatás: Digiméter

Kapcsolódó cikkek

Várj egy kicsit!

Érdekel milyen eredményeket ért el a Minner.hu üzleti blogot üzemeltető cég a Google Workspace-re való átállással?

Olvasd el az esettanulmányunkat!

Várj egy kicsit!

Érdekel milyen eredményeket ért el a Minner.hu üzleti blogot üzemeltető cég a Google Workspace-re való átállással?

Olvasd el az esettanulmányunkat!