Ha te is elborzadsz amikor megnyitod az email fiókod, akkor olvasd el ezt a cikket

Zéró inbox stratégia

Vállalkozóként és cégvezetőként biztos, hogy te is átélted már azt amikor megnyitottad az email fiókodat és egy tonna levél várt arra, hogy foglalkozz vele. 

És biztos hogy te is csináltál már olyat, hogy vártál egy fontos emailt ezért 10 percenként ránéztél a fiókodra. A fontos email nem jött, de minden más igen, amikkel inkább nem is foglalkoztál, csak hagytad felgyülemleni őket, de tudtad, hogy muszáj lesz egyszer foglalkoznod velük és máris elment a kedved az egésztől.

A rengeteg email amit az ember kap egy nap (egy Radicati kutatás szerint 126 email per nap az átlag) keményen rá tudja nyomni a bélyegét a kedvünkre és a produktivitásunkra is ha nem megfelelően kezeljük a helyzetet. 

Azonban ebben a cikkben elhozok neked egy potenciális megoldást erre a problémára: a zéró inbox taktikát. 

Mi is az a zéró inbox taktika?

A zéró inbox taktikát Merlin Mann fejlesztette ki 2004 körül. Tehát már 18 évvel ezelőtt is probléma volt a rengeteg email! Ez egy érdekes információ, tekintve azt, hogy az elmúlt időszakban a Covid-19 járványnak és a távmunka elterjedésének tudják be sokan azt, hogy több emailt küldenek és kapnak.

Ahogy a neve is mutatja ennek a taktikának tényleg az a célja, hogy az email fiókodban lévő várakozó levelek számát közel a 0-ra csökkentsük, vagyis minél kevesebb olyan email legyen, ami csak úgy áll a fiókodban, de nem történik vele semmi. 

Azonban ahhoz, hogy elfelejthessük a “csak ránézek az emailjeimre, de igazából nem csinálok velük semmit” jelenséget Mann szerint egyszerűsíteni kell a döntéseinket az emailek kezelésével kapcsolatban. Éppen ezért öt darab opciót javasol arra, hogy mit kezdj az emailekkel miután gyorsan elolvastad, átfutottad őket:

  • törlés /archiválás: ha a levél tartalmából egyből látszik, hogy nincs értelme vele foglalkoznod, akkor szemrebbenés nélkül mehet a kukába vagy az archívumba;
  • kiszervezés: ha az email tartalmából úgy érzed ezzel nem neked kell foglalkoznod hanem egy munkatársadnak, akkor továbbítsd neki az emailt és kérd meg, hogy küldjön egy választ ha foglalkozott a feladattal;
  • válasz: ha azonnal meg tudod válaszolni az emailt, akkor tedd meg és utána archiváld le;
  • elnapolás: vannak azonban olyan emailek is, amikre nem tudsz azonnal válaszolni. Ezeknek csinálj egy külön mappát vagy címkét az email fiókodban pl. “Válaszra vár” címmel és tedd ide azokat, amikre majd részletesebben válaszolsz. Ha nagyon jó fej akarsz lenni akkor még a mappázás előtt küldesz egy sablon üzenetet a feladónak 30 másodperc alatt, hogy ne idegeskedjen azon, hogy mikor válaszolsz már, erről az etikettel foglalkozó cikkemben írtam;
  • megvalósítás: ha a gyors átfutás után a tartalomban olyan feladat van amit meg tudsz csinálni azonnal, akkor csináld meg és ha kész akkor el is lehet felejteni és archiválhatod a levelet,

Persze ez egy általános hozzáállás, lehet, hogy a te munkád mást kíván meg, de a lényeg hogy legyenek már előre a fejedben olyan döntési opciók amik segítségével egyből el tudod dönteni, hogy mi történjen egy emaillel, ahogy ránézel vagy beleolvasol.

Google Workspace esettanulmány

Egyéb email produktivitási tanácsok

Ez az egész taktika amúgy a GDT (Getting Things Done) koncepcióból nőtt ki aminek az a lényege, hogy ne tologassunk, halogassunk feladatokat, hanem amilyen gyorsan csak tudjuk pörgessük őket ki.

És ez a produktivitásra való törekvés neked, mint vállalkozónak/cégvezetőnek fontos is, hiszen rengeteg ember és feladat versenyzik a te idődért, így törekedni kell arra, hogy minél több minden beleférjen egy napba.

Viszont ez nem fog megvalósulni, hogyha valami folyamatosan elvonja a figyelmedet pl. az email értesítések és az email fiókra való rápillantás, random telefon stb. A George Mason University tanárai készítettek egy kutatást ahol azt vizsgálták hogy ha folyamatosan félbeszakítanak fókuszált munka közben, akkor mennyire csökken a munka általános minősége és a produktivitás.

Azt találták, hogy a vizsgált alanyok 96%-a nem tudott olyan jól teljesíteni akkor, amikor félbeszakították, mint akkor, amikor nem. Kevesebb feladatot tudtak elvégezni és rosszabb is volt a minősége az elvégzett feladatoknak.

Éppen ezért szakértők azt javasolják, hogy egy nap csak maximum háromszor nézzünk rá az emailezésünkre, de akkor az legyen fókuszált. Például 20-30 perc mikor kezded a munkát, 20-30 perc ebéd után, és 20-30 perc a munkaidő vége felé. Ebben a pár percben azt kell kitűzni magadnak célként, hogy fókuszáltan megpróbálod a már fentebb említett módszerekkel kipörgetni az összes emailt, amit csak tudsz, és minél közelebb kerülni az üres email fiókhoz.

Ha megpróbálod ezt betartani, akkor a kutatások szerint csökkenteni tudod a stresszt, kiegyensúlyozottabb leszel, illetve egységnyi idő alatt többet és jobban tudsz dolgozni.  

Források:

Kép: Mark König/Unsplash

Kapcsolódó cikkek

Várj egy kicsit!

Érdekel milyen eredményeket ért el a Minner.hu üzleti blogot üzemeltető cég a Google Workspace-re való átállással?

Olvasd el az esettanulmányunkat!

Várj egy kicsit!

Érdekel milyen eredményeket ért el a Minner.hu üzleti blogot üzemeltető cég a Google Workspace-re való átállással?

Olvasd el az esettanulmányunkat!