Teszteld magad: mennyire vagy otthon az üzleti e-mail etikett világában?

Email etikett teszt

Egy Radicati kutatás szerint a világon átlagosan az emberek 126 darab e-mailt kapnak egy nap alatt. Ennek a feldolgozása rengeteg munkával jár, és egy 2018-as Adobe kutatás szerint naponta átlagosan 3.1 órát töltünk ezen e-mailek szortírozásával, megválaszolásával stb. Az ember azt hinné, hogy emiatt már mindenki igazán belejött abba, hogy pontosan hogyan kell e-mailezni, milyen szabályai vannak, úgy általában hogyan illik viselkedni az e-mailes kommunikáció során vagyis milyen e-mail etikett szabályok szerint érdemes kommunikálni. 

De biztos így van ez? Hogy ezt kiderítsük készítettem neked egy nagyon egyszerűen kitölthető kvízt, mely 5 kérdés segítségével méri fel, hogy Te mennyire vagy otthon az e-mail etikett világában. Fontos, hogy most ennek a témának az üzleti oldalát fogtam meg, ezt fogjuk megnézni (illetve a teszt is erre a célra lett elkészítve), viszont ezek a szabályok sokszor olyan általános érvényűek, hogy nyugodtan át lehet ültetni azt a személyes, magáncélú e-mailezés világába is.

Először csináld meg a tesztet, majd pedig olvasd tovább a cikket, ugyanis végigmegyünk 10 szabályon, melyeket ha igyekszel betartani (nem mindig olyan könnyű az), akkor az hozzájárul a céges e-mailes kommunikációd fejlődéséhez.

Már előre szólok, hogy biztos lesz olyan hiba, amibe már Te is belecsúsztál. Ahogy gyűjtöttem az anyagot ehhez a cikkhez, én is jó párszor a fejemhez kaptam, mikor rájöttem, milyen hibákat követek el. Már itt szeretném leírni,hogy:

  • a tanácsok és kerülendő hibák egy részét dr. Erdős Zsuzsanna etikett tanácsadó és coach gondolataiból kölcsönöztem; 
  • a szószám és karakterszám intervallummal kapcsolatos tanácsokat e-mail marketinggel foglalkozó kutatásokból vettem, hiszen mindkét esetben az a cél, hogy amit küldünk az megnyissák, olvassák el és értelmezzék is;
  • a többi pedig általánosan is alkalmazandó jó gyakorlatokat mutat.

De először is nézzük a tesztet!

[ays_quiz id=’2′]

Na, hogy sikerült? Ismerted, alkalmaztad ezeket, vagy még eddig annyira nem figyeltél rá? Akármelyik is, nézzük mik azok az alapvető e-mail etikett szabályok, amiknek legalább egy jelentős részét (ha nem is mindent) illik betartani:

Üzleti e-mailt csak üzleti időben küldünk, de legalábbis abban az intervallumban, amikor az sem lenne zavaró, ha felhívjuk a másikat telefonon

Ez olyan szempontból teljesen valid állítás, hogy így is elég nehéz fenntartani a munka-magánélet egyensúlyt, hát még akkor, ha kora reggeltől késő estig csipog a telefon, mert e-mail jött.

Viszont ezt nehéz is megtartani (valljuk be), és én is többször beleesek abba a hibába, hogy hétvégén vagy késő este küldök ki e-maileket. Ha valaki nem tudja tartani magát ehhez, mert sokat és sokáig dolgozik egy nap, akkor egy jó gyakorlat tud lenni szakértők szerint, ha tisztán jelezzük az e-mailben, hogy nem várunk rá azonnali választ csak majd pl. másnap, vagy ha hétvégén küldöd, akkor majd csak hétfőn.

Így tudatosítod magadban és a címzettben is, hogy mikor kell majd újra foglalkozni azzal az adott e-maillel. Így el lehet kerülni az olyan e-maileket, amik tipikusan a feladat határideje előtt 1 órával tudatják veled, hogy egyáltalán van feladat.

esettanulmány kép

Az e-mailek formája legyen követhető és rendezett (megszólítás, szövegtörzs elköszönés)

A helyesírás legyen rendben és maga az egész e-mail legyen könnyen értelmezhető. Egy kutatás szerint ennek eléréséhez az e-mailnek 50 és 125 szó között kell lennie.

Figyeljünk a megfelelő megszólításra. 

Ezzel kapcsolatban olyan etikett tanácsokat találtam, amelyek szerint még azokkal is “önözni” kell, akiket közelebbről ismerünk, de szerintem ma már ez nem feltétlenül állja meg a helyét. Napjainkban sokkal elterjedtebb a tegezés, mint korábban, emellett az azonnali csevegés világából is átszűrődött néhány dolog az e-mailes kommunikáció világába, illetve ha azonos korcsoportba tartozó embert “önözünk” az e-mailben, az akár túlzottan távolságtartóként is hathat. Szerintem manapság egy “Szia”-val kezdeni az e-mailt nem jelent problémát, de az tény hogy a “Csáó”/”Szevasz” még mindig nem a legjobb beköszönés.

Az üzleti e-mailednek legyen egységes arculata, és használj aláírást, amiben ott vannak az elérhetőségeid, logód stb.

A tárgymező legyen rövid, tömör és tükrözze a lényeget, ezért 28 és 50 karakter között helyezkedjen el a hossza.

Óvatosan bánjunk a “Válasz mindenkinek” és a “Továbbítás” funkciókkal. 

Egyrészről ezek csak feleslegesen telítik azoknak a postaládáját, akiknek nem releváns az adott e-mail. Másrészről, ha nem vigyázunk és úgy továbbítunk egy e-mailt egy új címzettnek, hogy előtte nem nézzük meg, hogy ahhoz az e-mailhez milyen régebbi levelezések kapcsolódnak, akkor könnyen kínos helyzetbe hozhatjuk magunkat.

A Boeing 737 esete a legjobb példa arra, hogy miért érdemes erre odafigyelni. Ha elküldünk egy e-mailt, már nincs ráhatásunk, hogy mi történik később vele, így jobb ha észben tartjuk, hogy ne küldjünk ki soha olyan e-maileket, amiknek a tartalmát szeretnénk titokban tartani.

NE küldjünk haragból vagy indulatból e-maileket, mert az nem vezet jóra.

Inkább először higgadjunk le, gondoljuk át, aludjunk rá egyet, vagy mutassuk meg valakinek mielőtt elküldjük az e-mailt.

A 24 órás e-mail etikett szabály.

Illik a beérkezett e-maileket 24 órán belül megválaszolni (kivétel a hétvége). Ez azért fontos, mivel az e-mailes kommunikációban mindig kétféle szerepkörben tűnünk fel: feladó és címzett. Feladóként sokszor azon kattogunk, hogy a címzettünk miért nem válaszol már, míg címzettként sokszor figyelem nélkül hagyunk egy e-mailt napokig.

Ez senkinek sem jó, így az arany középút az, ha 24 órán belül megválaszoljuk az e-mailjeinket, vagy ha ez idő alatt sehogy sem tudunk foglalkozni velük, akkor legalább annyit küldjünk vissza, hogy “Szia, láttam az e-mailed, de részletesen majd X idő múlva tudom megválaszolni, kérem türelmed”.

Céges e-mailt ne egy ingyenes e-mail címről küldj ki.

Ebben a cikkemben írtam arról, hogy ma már minden vállalkozásnak/cégnek muszáj rendelkeznie egy valódi céges e-mail címmel, hogy professzionális hatást érjen el. Tudtad, hogy az emberek 67%-a az alapján szűri, hogy melyik e-mailnek szentel egyáltalán figyelmet, hogy ki a feladó?

Találd meg a megfelelő stílust a megfelelő célhoz.

Olvastam olyan szabályokat is, hogy az üzleti e-mailezésben a professzionálisabb, komolyabb stílus a preferált a laza stílus helyett, de szerintem ma már ez sem teljesen igaz. Inkább úgy kell néznünk, hogy a stílusnak passzolnia kell az e-mail tartalmához, az e-mail céljához és a címzetthez, akinek küldjük. Persze nem bratyizni kell az alvállalkozóddal, de nem is kell karótnyelt és kimért stílusban írni mindenkinek.

Remélem tudtam neked újat mondani és segíteni abban, hogy egy kicsit jobb e-mailezővé válj Te is.

Források:

Fotó: Markus Winkler/Unsplash

Kapcsolódó cikkek

Várj egy kicsit!

Érdekel milyen eredményeket ért el a Minner.hu üzleti blogot üzemeltető cég a Google Workspace-re való átállással?

Olvasd el az esettanulmányunkat!

Várj egy kicsit!

Érdekel milyen eredményeket ért el a Minner.hu üzleti blogot üzemeltető cég a Google Workspace-re való átállással?

Olvasd el az esettanulmányunkat!