Biztos, hogy rengetegen tisztában vannak azzal, hogy mi az a Google Workspace, de soha nem árt egy friss összefoglalás arról pontosan mi is ez a szolgáltatás, milyen csomagokat és alkalmazásokat kínál és milyen áron. Szóval, ha már ismered a Google Workspace-t akkor egy kis felfrissítés sosem árt, de ha még nem ismered akkor figyelmesen olvasd végig a cikket.
Pontosan mi is az a Google Workspace?
A Google Workspace alapvetően egy felhőalapú irodai alkalmazáscsomag. Jó tudom, ez így nagyon száraznak hangzik szóval bontsuk szét részekre:
- Felhőalapú: ez azért fontos mert az alkalmazásokat nem szükséges letölteni a laptopodra vagy asztali gépedre, hanem elég csak az interneten keresztül bejelentkezned a Google Workspace felületére és már tudod is használni. Ezáltal teljesen kötöttségek nélkül tudsz dolgozni, hiszen nem szükséges jelen lenned egy specifikus helyen fizikailag, (mondjuk egy irodában) és nincs szükség arra sem, hogy egy privát hálózatra legyél felcsatlakozva, amin keresztül el tudnád érni a levelezésed és egyéb alkalmazásaid. Így a Google Workspace tökéletes szabadúszóknak vagy távmunkához, amely akár lehet országokon átívelő is. Onnan dolgozol ahonnan szeretnéd, kötöttségek nélkül.
- Irodai alkalmazáscsomag: rengeteg alkalmazást kapsz egy előfizetéses csomagban. Ezeknek a célja megkönnyíteni és elősegíteni a munkád mindenféle aspektusból. Minden csomagban megtalálhatók a következő alkalmazások:
- Gmail: email fiók, emailezés
- Drive: fájlkezelés, fájlmegosztás
- Meet: videóhívás és meeting alkalmazás
- Calendar: naptár
- Chat: üzenetküldés szervezeten belül
- Currents: munkavállalói közösségépítés szervezeten belül
- Jamboard: whiteboard alkalmazás ötleteléshez, oktatáshoz
- Docs: dokumentumszerkesztő
- Sheets: táblázatkezelő
- Slides: prezentációkészítő
- Keep: jegyzet és emlékeztető alkalmazás
- Sites: alapszintű weboldalkészítő
- Forms: űrlapkészítő
Maga a működési modellje a Google Workspace-nek alapjaiban hasonlít egy SaaS azaz Software-as-a-Service modellre. Ennek az a lényege, hogy nem kell megvenned a programot egy nagy összegért ha használni szeretnéd, hanem egy adott (sokkal kedvezőbb) havidíjért cserébe választhatsz különböző szoftvercsomagok közül melyek különböző szinten szolgálják ki az igényeket, így mindenki megtalálja a neki kedvező konstrukciót. Természetesen a szoftvercsomagok folyamatosan karban vannak tartva és frissítve vannak.
Milyen Google Workspace csomagok vannak és ezek mit tartalmaznak?
Jelenleg a Google 4 csomagot kínál: Business Starter, Business Standard, Business Plus és Enterprise. Fontos megemlíteni, hogy az ingyenes Google termékek (személyes Gmail, Drive stb.) nem kifejezetten a Google Workspace részei hiszen azok személyes használatra vannak kitalálva, míg a Google Workspace az üzleti felhasználókra céloz. Ha te eddig cégként is az ingyenes Google termékeket használtad akkor itt egy cikk, hogy miért érdemes mégis inkább fizetned értük a Google Workspacen keresztül.
Na nézzük azokat a csomagokat részletesebben:
Business Starter – 5,20 euró/hó/felhasználó
Ez a legkisebb csomag amit meg tudsz venni, az ára szerintem teljesen baráti ahhoz képest, hogy mit kapsz érte. Már ez a csomag is engedi, hogy domaines email címet (@sajatcegnev.hu) használj, ami egy vállalkozás esetében szerintem kötelező. Ha van domained akkor azt is tudod használni egy tulajdonmegerősítés után, ha még nincs akkor pedig a Google-től is tudsz domaint venni.
Emellett 100 résztvevős videomegbeszéléseket tudsz folytatni, amelyet szerintem soha nem fogsz kisvállalkozóként kihasználni. Kapsz 30 GB tárhelyet/felhasználó, amely megoszlik a Gmail és a Google Drive-od között. Már ez is 2x akkora, mint amennyit egy ingyenes Google licensz esetén kapsz.
Egy admin konzolból vezérelheted a teljes szoftvercsomag (és ezáltal a vállalkozásod) működését. Központilag adhatsz hozzá új felhasználókat, beállíthatod a jogosultságaikat, különböző biztonsági és autentikációs funkciók állnak a rendelkezésedre. Ez azért fontos, mert így csak az tud belepiszkálni a beállításokba aki az admin fiókot kezeli – vagyis Te egyedül. Ezáltal teljes kontrol alatt tarthatod a működést és nem kell félni attól, hogy egy munkatárs véletlenül átállít vagy kitöröl valamit.
A Google támogatást is nyújt ha valamiben elakadnál, és nem kapsz semmilyen hirdetést egyik platformon sem.
Business Standard – 9,36 euró/hó/felhasználó
A Google szerint ez a legnépszerűbb csomag. Tartalmazza az összes funkciót amit a Business Start is, kiegészítve néhány új dologgal. Az első, hogy az elérhető tárhelyed/felhasználó 2 TB-ra növekszik, így már biztos, hogy nem lesz gond a tárhely kapacitással sem az emailek, sem a fájlok szempontjából. Ugyanúgy megkapod az összes alkalmazást pár extra funkcióval:
- A Google Meet-ben lehetőséged lesz elmenteni egyből a Drive-ba a videóhívások felvételeit, különböző vezérlőket kapsz a videóhívások hatékony moderálásához, illetve tudsz létrehozni ún. szekciószobákat is a híváson belül.
- Google Drive-ban lehetőséged lesz létrehozni egy közös megosztott meghajtót. Ez egy nagyon erős funkció azon vállalkozásoknak ahol már többen dolgoznak. Ezzel a funkcióval létrehozhatsz egy meghajtót, amelyet mindenki (vagyis akinek engeded) elér a szervezeten belül és az ottani fájlokat meg tudja nyitni és akár szerkesztheti is. Így nem kell azzal kínlódnod, hogy minden egyes fájlt külön megossz a munkatársakkal.
- A Docs, Slides, Forms és Sheets applikációkon belül lehetőséged van elhelyezni az egyéni logódat vagy márkádat a különböző fájlokon.
- Elérhetővé válik a Cloud Search is, ami egy intelligens kereső. Ebben a csomagban csak a belső felek adatainak keresgélése közben használható viszont.
Business Plus – 15,60 euró/hó/felhasználó
Ha kisvállalkozásod van egy pár alkalmazottal akkor az előző két csomag valamelyike tökéletesen elég lesz neked. Viszont, ha már jóval nagyobb vállalkozással és jóval több alkalmazottal rendelkezel és fontos neked az adatbiztonság és az, hogy ki, honnan, mihez férhet hozzá akkor ezen a csomagon érdemes elgondolkodnod.
Szoftverfunkcionalitás szempontból sok extrát nem kapsz a többi csomaghoz képest. Ami viszont extra dolog az az ún. Vault illetve a speciális végpont kezelés.
A Vault segítségével biztonságos helyen tudhatod a szervezet Google Appokban tárolt adatait és ezeket elektronikus alapon vissza is tudod keresni és exportálni. Ez azért fontos mert így az adattárolás és megőrzés szintén a központi kontroll része lesz mely által szabályokat tudsz létrehozni (pl. meddig őrizzen meg bizonyos adatokat), könnyen tudod lekérni és exportálni az olyan adatokat melyekre szükséged lehet. Emellett nyomon követheted azt, hogy a szervezet felhasználói miket csinálnak, mikre keresnek rá, milyen adatokkal dolgoznak stb.
A speciális végpont kezelés pedig azért fontos mert így készülékszinten beállíthatod a hozzáférést a rendszerhez. Ez azt jelenti, hogy egy adott felhasználó csak adott készülékről (telefon, tablet, laptop, PC) tud bejelentkezni a rendszerbe. Így ez is a központi kontroll része lesz. Főleg akkor tartom fontosnak ennek a funkciónak a használatát, ha már akkora a vállalkozás, hogy céges eszközöket ad ki a munkavállalóknak és ezen funkció segítségével pontosan be tudod állítani az adott eszköz hozzáféréseit.
Enterprise csomag – egyéni ár
Ez már a teljes személyre szabás, természetesen csak akkor, ha irgalmatlan sok licenszre van szükséged. Érthető, hogy miért inkább nagyvállalati ügyfeleknek értékesítik.
Ha a cikk olvasása közben pedig megszületett benned az elhatározás, hogy Google Workspace-t használj, akkor töltsd ki a lenti konzultációs űrlapot és foglalj egy ingyenes konzultációt, ahol megbeszéljük, hogy melyik csomag beállításában van szükséged segítségre.
Fotó: Unsplash
Forrás: Google Workspace hivatalos weboldal
