Egy Radicati kutatás szerint a világon átlagosan az emberek 126 darab e-mailt kapnak egy nap alatt. Ennek a feldolgozása rengeteg munkával jár, és egy 2018-as Adobe kutatás szerint naponta átlagosan 3.1 órát töltünk ezen e-mailek szortírozásával, megválaszolásával stb. Az ember azt hinné, hogy emiatt már mindenki igazán belejött abba, hogy pontosan hogyan kell e-mailezni, milyen szabályai vannak, úgy általában hogyan illik viselkedni az e-mailes kommunikáció során vagyis milyen e-mail etikett szabályok szerint érdemes kommunikálni.
De biztos így van ez? Hogy ezt kiderítsük készítettem neked egy nagyon egyszerűen kitölthető kvízt, mely 5 kérdés segítségével méri fel, hogy Te mennyire vagy otthon az e-mail etikett világában. Fontos, hogy most ennek a témának az üzleti oldalát fogtam meg, ezt fogjuk megnézni (illetve a teszt is erre a célra lett elkészítve), viszont ezek a szabályok sokszor olyan általános érvényűek, hogy nyugodtan át lehet ültetni azt a személyes, magáncélú e-mailezés világába is.
Először csináld meg a tesztet, majd pedig olvasd tovább a cikket, ugyanis végigmegyünk 10 szabályon, melyeket ha igyekszel betartani (nem mindig olyan könnyű az), akkor az hozzájárul a céges e-mailes kommunikációd fejlődéséhez.
Már előre szólok, hogy biztos lesz olyan hiba, amibe már Te is belecsúsztál. Ahogy gyűjtöttem az anyagot ehhez a cikkhez, én is jó párszor a fejemhez kaptam, mikor rájöttem, milyen hibákat követek el. Már itt szeretném leírni,hogy:
- a tanácsok és kerülendő hibák egy részét dr. Erdős Zsuzsanna etikett tanácsadó és coach gondolataiból kölcsönöztem;
- a szószám és karakterszám intervallummal kapcsolatos tanácsokat e-mail marketinggel foglalkozó kutatásokból vettem, hiszen mindkét esetben az a cél, hogy amit küldünk az megnyissák, olvassák el és értelmezzék is;
- a többi pedig általánosan is alkalmazandó jó gyakorlatokat mutat.
De először is nézzük a tesztet!
[ays_quiz id=’2′]
Na, hogy sikerült? Ismerted, alkalmaztad ezeket, vagy még eddig annyira nem figyeltél rá? Akármelyik is, nézzük mik azok az alapvető e-mail etikett szabályok, amiknek legalább egy jelentős részét (ha nem is mindent) illik betartani:
Üzleti e-mailt csak üzleti időben küldünk, de legalábbis abban az intervallumban, amikor az sem lenne zavaró, ha felhívjuk a másikat telefonon.
Ez olyan szempontból teljesen valid állítás, hogy így is elég nehéz fenntartani a munka-magánélet egyensúlyt, hát még akkor, ha kora reggeltől késő estig csipog a telefon, mert e-mail jött.
Viszont ezt nehéz is megtartani (valljuk be), és én is többször beleesek abba a hibába, hogy hétvégén vagy késő este küldök ki e-maileket. Ha valaki nem tudja tartani magát ehhez, mert sokat és sokáig dolgozik egy nap, akkor egy jó gyakorlat tud lenni szakértők szerint, ha tisztán jelezzük az e-mailben, hogy nem várunk rá azonnali választ csak majd pl. másnap, vagy ha hétvégén küldöd, akkor majd csak hétfőn.
Így tudatosítod magadban és a címzettben is, hogy mikor kell majd újra foglalkozni azzal az adott e-maillel. Így el lehet kerülni az olyan e-maileket, amik tipikusan a feladat határideje előtt 1 órával tudatják veled, hogy egyáltalán van feladat.
Az e-mailek formája legyen követhető és rendezett (megszólítás, szövegtörzs elköszönés)
A helyesírás legyen rendben és maga az egész e-mail legyen könnyen értelmezhető. Egy kutatás szerint ennek eléréséhez az e-mailnek 50 és 125 szó között kell lennie.
Figyeljünk a megfelelő megszólításra.
Ezzel kapcsolatban olyan etikett tanácsokat találtam, amelyek szerint még azokkal is “önözni” kell, akiket közelebbről ismerünk, de szerintem ma már ez nem feltétlenül állja meg a helyét. Napjainkban sokkal elterjedtebb a tegezés, mint korábban, emellett az azonnali csevegés világából is átszűrődött néhány dolog az e-mailes kommunikáció világába, illetve ha azonos korcsoportba tartozó embert “önözünk” az e-mailben, az akár túlzottan távolságtartóként is hathat. Szerintem manapság egy “Szia”-val kezdeni az e-mailt nem jelent problémát, de az tény hogy a “Csáó”/”Szevasz” még mindig nem a legjobb beköszönés.
Az üzleti e-mailednek legyen egységes arculata, és használj aláírást, amiben ott vannak az elérhetőségeid, logód stb.
A tárgymező legyen rövid, tömör és tükrözze a lényeget, ezért 28 és 50 karakter között helyezkedjen el a hossza.
Óvatosan bánjunk a “Válasz mindenkinek” és a “Továbbítás” funkciókkal.
Egyrészről ezek csak feleslegesen telítik azoknak a postaládáját, akiknek nem releváns az adott e-mail. Másrészről, ha nem vigyázunk és úgy továbbítunk egy e-mailt egy új címzettnek, hogy előtte nem nézzük meg, hogy ahhoz az e-mailhez milyen régebbi levelezések kapcsolódnak, akkor könnyen kínos helyzetbe hozhatjuk magunkat.
A Boeing 737 esete a legjobb példa arra, hogy miért érdemes erre odafigyelni. Ha elküldünk egy e-mailt, már nincs ráhatásunk, hogy mi történik később vele, így jobb ha észben tartjuk, hogy ne küldjünk ki soha olyan e-maileket, amiknek a tartalmát szeretnénk titokban tartani.
NE küldjünk haragból vagy indulatból e-maileket, mert az nem vezet jóra.
Inkább először higgadjunk le, gondoljuk át, aludjunk rá egyet, vagy mutassuk meg valakinek mielőtt elküldjük az e-mailt.
A 24 órás e-mail etikett szabály.
Illik a beérkezett e-maileket 24 órán belül megválaszolni (kivétel a hétvége). Ez azért fontos, mivel az e-mailes kommunikációban mindig kétféle szerepkörben tűnünk fel: feladó és címzett. Feladóként sokszor azon kattogunk, hogy a címzettünk miért nem válaszol már, míg címzettként sokszor figyelem nélkül hagyunk egy e-mailt napokig.
Ez senkinek sem jó, így az arany középút az, ha 24 órán belül megválaszoljuk az e-mailjeinket, vagy ha ez idő alatt sehogy sem tudunk foglalkozni velük, akkor legalább annyit küldjünk vissza, hogy “Szia, láttam az e-mailed, de részletesen majd X idő múlva tudom megválaszolni, kérem türelmed”.
Céges e-mailt ne egy ingyenes e-mail címről küldj ki.
Ebben a cikkemben írtam arról, hogy ma már minden vállalkozásnak/cégnek muszáj rendelkeznie egy valódi céges e-mail címmel, hogy professzionális hatást érjen el. Tudtad, hogy az emberek 67%-a az alapján szűri, hogy melyik e-mailnek szentel egyáltalán figyelmet, hogy ki a feladó?
Találd meg a megfelelő stílust a megfelelő célhoz.
Olvastam olyan szabályokat is, hogy az üzleti e-mailezésben a professzionálisabb, komolyabb stílus a preferált a laza stílus helyett, de szerintem ma már ez sem teljesen igaz. Inkább úgy kell néznünk, hogy a stílusnak passzolnia kell az e-mail tartalmához, az e-mail céljához és a címzetthez, akinek küldjük. Persze nem bratyizni kell az alvállalkozóddal, de nem is kell karótnyelt és kimért stílusban írni mindenkinek.
Remélem tudtam neked újat mondani és segíteni abban, hogy egy kicsit jobb e-mailezővé válj Te is.
Források:
- https://www.vallalkozo.info/hirek/uzleti-etikett-az-e-mail-is-level-1-resz
- https://piacesprofit.hu/kkv_cegblog/az-emailezes-3-alapszabalya/
- https://megszallott-beszerzok.blog.hu/2014/03/19/email_etikett_nem_csak_beszerzoknek_es_cegvezetoknek
- https://karrierplusz.jobline.hu/allaskeresok/20181123_Ezeket_az_email_szabalyokat_kell_betartan
- https://genesishrsolutions.com/peo-blog/5-golden-rules-of-email-etiquette/
- https://front.com/blog/email-etiquette-rules-in-the-workplace
- https://www.forbes.com/sites/danabrownlee/2020/01/11/how-boeing-neglected-the-golden-rule-of-email-and-what-to-do-instead/?sh=5a731097d38f
- https://www.lawsociety.com.au/resources/resources/career-hub/10-rules-email-etiquette
- https://www.campaignmonitor.com/resources/knowledge-base/how-many-emails-does-the-average-person-receive-per-day/
- https://www.emailmeter.com/blog/track-time-spent-on-email
- https://www.theguardian.com/business/2020/jan/10/737-max-scandal-the-internal-boeing-messages-and-emails
- https://www.campaignmonitor.com/blog/email-marketing/email-length-best-practices-for-email-marketers-and-email-newbies/
Fotó: Markus Winkler/Unsplash
