Elhinnéd, ha azt mondanám, hogy a magyar vállalkozások átlagos fejlettségi szintje digitalizáció, digitális munkavégzés/munkaeszköz használat szempontjából valahol a 2000-es évek elején jár?
Márpedig a Digiméter nevű kutatás pontosan erre a konklúzióra világított rá. Szinte már rémisztő az a lemaradás amit be kellene hozni a magyar kkv-knak ahhoz, hogy a digitális versenyképességük elérjen egy megfelelő szintet. Ebben a cikkben ezt a kérdéskört fogom kicsit végigjárni a kutatás segítségével.
De először… mi is az a Digiméter?
A Digiméter egy kutatási sorozat melynek olyan vállalatok is a szponzorai mint a Számlázz.hu vagy a SimplePay. Ennek a kutatási sorozatnak pedig az a célja, hogy felmérje a hazai kkv-k digitális versenyképességét, fejlettségét. Emellett igyekszik létrehozni egy keretrendszert melynek segítségével a magyar vállalkozások sikeresen tudnak javítani a digitális érettségükön. A kutatásnak több aldimenziója is van ebből én most a Digitális mindennapokba ástam bele magam.
Mennyire digitálisak azok a mindennapok?
A kutatás szerint a magyar kkv-k átlagos digitális fejlettsége munkaeszközhasználat szempontjából 39 pont a 100-ból. Ez a szám már önmagában is durva, de ha megnézzük, hogy a skála tetején álló infokommunikációs szegmens is csak 61 pontot ért el akkor látható, hogy ezen a területen mindenkinek van hova fejlődnie.
A kutatás szerint ez az átlag kb. annyit jelent, hogy a vállalkozások nagyrésze használ számítógépet – amin van telepítve egy Office vagy más irodai szoftvercsomag -, illetve most a koronavírus miatt használatba került egy két videóhívás szoftver, mint a Meet vagy a Zoom. Ez ha belegondolunk édeskevés ahhoz képest, hogy mennyi lehetőség áll rendelkezésre a vállalkozáson belüli munkavégzés egyszerűsítésére, hatékonyabbá tételére.
Ha mélyebbre megyünk akkor a kutatásból kivehető egy-két fő komponens ami ezt az átlagot okozza. Az egyik az, hogy a belső kommunikáció nagyrésze ezeknél a vállalkozásoknál még mindig személyesen megy és csak a megkérdezett vállalkozások 38%-a használ emailt belső kommunikációra. Persze mind tudjuk, hogy fontos az emberi kapcsolat, de mint az elmúlt másfél év is rámutatott, vannak olyan időszakok amikor ezt a személyes kommunikációt nagyon hirtelen kell lecserélni online kommunikációra. Ez pedig akkor a legnehezebb, ha az ún. „békeidőben” a vállalkozás nem készül fel az esetleges átállásra. Mivel nem épül be a kollégák munkavégzési rutinjába az online kommunikáció így rengeteg súrlódás és kényelmetlen helyzet tud kialakulni. Arról nem is beszélve, hogy egy emailes vagy chat alkalmazásos kommunikációnál mindennek nyoma van tehát visszakereshető és nincs az, hogy elfelejtődik a feladat vagy az információ mert csak személyes megbeszélés volt a témában.
Ha ehhez hozzávesszük, hogy a koronavírus miatt a távmunka iránti igény egyre csak fokozódik, akkor pedig egyértelművé válik az, hogy a modern munkaszervezés nagyon nehéz egy megfelelően kialakított online irodai kollaborációs szoftvercsomag nélkül (pl. Google Workspace). Igaz a kutatás szerint a magyar kkv-k még nem teljesen nyitottak a távmunkára (csak 23%-a a megkérdezetteknek teszi azt lehetővé az alkalmazottak számára), ez kétségkívül egy fontos trend lesz a jövőben amelyre fel kell készülnie mindenkinek aki igazán versenyben akar maradni.
Mit lehet akkor tenni, hogy ez a helyzet javuljon?
A koronavírus szituáció rávilágított, hogy proaktívan kell hozzáállni a digitalizációhoz és nem elég csak az utolsó pillanatban észbe kapni. A Digiméter javaslata is az, hogy a digitalizációs törekvések folyamatosak legyenek, és ha valami nem sikerül akkor érdemes újra tervezni, ötletelni és nem pedig hagyni az egészet, és az eddig elért haladást kidobni a kukába.
Fontos azonban, hogy kisebb lépésekben haladjunk, így jobban megemészthető szakaszokra bontva a digitalizációs törekvéseket. Az első lépés lehet például egy felhőalapú irodai alkalmazáscsomag bevezetése, mint pl. a Google Workspace. Ezzel eltávolítjuk az egyenletből a helyhez kötöttséget és teret adunk egy rugalmasabb, hatékonyabb munkavégzésnek. Mivel egyszerre több alkalmazást is kapunk nem csak egy email rendszert, ezért fokozatosan lehet megújítani a belső folyamatokat a különböző digitális megoldások integrálásával. A Docs, Slides, Sheets applikációval újragondolható a dokumentumkezelés, a Drive-val ezek tárolása, míg a Meet és az email rendszer megfelelő beállítása és használata javítja a belső (és külső) kommunikációt.
A digitalizáció már nem csak a multik privilégiuma. A piacon lévő egyszerűen bevezethető mégis hatékony megoldásokkal már minden vállalkozásnak megvan a lehetősége arra, hogy fejlődjön és élvezze a digitális lehetőségek nyújtotta előnyöket.
Kutatás forrás: Digiméter 2020 jelentés elérhető itt: https://digimeter.hu/
Fotó: Unsplash
