Webmail? Gmail? Talán valami komolyabb? 3 fő módja van az üzleti emailed használatának és mindegyiknek megvan az előnye és a hátránya is. Ebben a cikkben kapsz egy átfogó képet arról, hogy milyen alternatívák közül választhatsz a céged hivatalos email kommunikációjának kezelése során.
Az opciók röviden:
- Domainhez járó email rendszer – Webmail
- Külső email kliensek: Gmail, Outlook, Thunderbird stb.
- Teljes email rendszerek, irodai alkalmazás csomagok: Google Workspace, Microsoft 365
Most nézzük ezeket részletesebben is!
Webmail – azonnali, egyszerű és ingyenes, de megéri?
Amikor megvásárolsz egy tárhelyet az mindig rendelkezik egy admin felülettel (legtöbbször cPanel). Ennek az adminfelületnek az egyik beépített funkciója az email fiók létrehozása, illetve a különböző kapcsolódó funkciók mint a spam, szűrők stb.
Miután létrehoztál egy email fiókot a webtárhelyeden belül a webmailen keresztül azonnal tudod használni. Tehát az egyik előnye, hogy minimális beállítások után azonnal használható eszközt kapsz a kezedbe. A kezelése viszonylag egyszerű és a felhasználói felület is elég letisztult. Mint egy hétköznapi email fiók kezelőben itt is megtalálható a postaláda (beérkező/inbox), elküldött elemek, spam stb. Ugyanúgy be tudsz állítani különböző szűrőket és szabályokat így bizonyos emaileket automatikusan el tudsz rakni egy neki szánt mappába vagy egyből dobhatod a spambe. Létrehozhatsz különböző névjegyeket címlistákat és sok más hasonló dolgot.
Viszont van két nagy hátránya, az egyik teljesen hétköznapi a másik viszont kicsit technikaibb.
Az első, hogy brutálisan sok tárhelyet foglal el. Mivel a tárhelyeden keresztül hoztad létre ezért értelemszerűen minden ami az emailezésedhez kapcsolódik szintén ott fog tárolódni. Így ha szeretnél egy viszonylag rendezettebb email rendszert kialakítani különböző mappákkal illetve szűrőkkel, szabályokkal, akkor nagyon hamar nagyon sok tárhelyet fog az email fiókod elfoglalni. Arról nem is beszélve, hogy a folyamatosan érkező emailek tovább duzzasztják a méretét. Ez viszont értékes helyet foglal el a weboldaladtól és így folyamatosan azt kell figyelned, hogy legyen elég tárhely, és állandóan arra kell pénzt költeni, hogy azt bővítsd.
Ezért ha Webmailt akarsz mindenképpen használni akkor érdemes egy limitet beállítani, hogy mennyi tárhelyet foglalhat el maximum a fiók. Viszont ha túlléped a megadott limitet akkor nem fognak beérkezni az emailjeid.
A második hátránya pedig az, hogy nagyobb eséllyel mennek spambe a leveleid, ha Webmailt használsz. Ha nem privát szervert használsz hanem csak egy sima tárhelyet vettél, akkor egy nagy közös szerverről fog kimenni az összes emailed. Itt megvan a kockázata annak, hogy a spambe kerülsz a címzettnél, főleg ha ehhez a szerverhez valaki más miatt tartozik gyanús spam tevékenység.
Külső email kliensek – eggyel jobb, de mégsem az igazi
A hangsúly itt azon van hogy ezek nem üzleti megoldások és ezért nem fizetsz mindegyikért, hanem a személyes Office előfizetésedben lévő Outlookot vagy sima Gmailt használsz. Ezeknek az az előnye, hogy egy megszokott felhasználói felületet adnak, tudod mi hol van és így sokkal kényelmesebb a használata mint a Webmailnek.
A Gmail esetében szükséged lesz egy személyes (@gmail.com végződésű) email címre is, mivel majd ahhoz tudod hozzákapcsolni a domaines email címed. Maga az átkötés sem halálosan bonyolult, a cPanel minden adatot megad a POP3/IMAP átkötéshez, és még a DNS rekordokba sem kell belenyúlni. Outlook és Thunderbird esetében nincs szükséged másra csak összekötni a programot a domaines emailcímeddel szintén POP3 vagy IMAP segítségével. Outlooknál az a személyes tapasztalatom, hogy az IMAP jobban működik, de neked lehet jó POP3-mal is. Ehhez mindkettőnek nagyon intuitív a felhasználó felülete.
Ha a hátrányukat kell nézni akkor bizonyos esetekben az emailek még mindig foglalják a helyet a webtárhelyeden, pl. Outlook használata esetén. Ilyenkor ugyanis a levelek még mindig a tárhelyedre érkeznek meg csak az átkötés továbbítja őket a külső email klienshez. Gmail esetében azonban már be tudod állítani hogy a tárhelyeden ne tároljon másolatot. A másik hátrányuk pedig az, hogy a szerver amiről küldöd az emailt még mindig nem változott, hiszen nem nyúltunk bele a DNS rekordokba. Így az a spam veszély – ami a is Webmailnél volt – ugyanúgy fennáll.
Teljes irodai alkalmazáscsomagok és email rendszerek (Google Workspace, Microsoft 365) – a csúcsok csúcsa
Na ezek azok a programok amelyek közül egyre mindenképpen érdemes előfizetned ha igazán komolyan akarod használni az emailezésedet és a legtöbbet szeretnéd kihozni belőle. Ezek természetesen fizetős csomagok: a Google Workspace legkisebb csomagjának díja 5,2 euro alapjáraton per email cím (felhasználó), míg a Microsoft 365 legkisebb csomagja 4,2 euro per felhasználó.
Viszont most jogosan gondolhatod magadban: Ádám, amiket az előbb felsoroltál azok nagyrészt ingyenesek, akkor miért fizessek ezekért a csomagokért?
Egyrészről azért, mert megszabadulsz a spam problémától (ha jól van beállítva a rendszered), illetve sokkal többet kapsz mint a többi megoldásban. Mind a Google, mind a Microsoft csomagnál kapsz irodai alkalmazásokat (Excel, Powerpoint vagy Sheets, Slides). Kapsz tárhelyet, amely sokkal nagyobb még a legkisebb csomagban is mint az ingyenesben (a Google Workspace legkisebb csomagjához 30 GB tárhely jár, ami a duplája az ingyenesnek), illetve mint írtam megszabadulsz a spam problémától.
Ezen szoftverek beállításánál ugyanis hozzá kell már nyúlni a DNS rekordokhoz is és át kell irányítani az emailes forgalmat teljesen (technikailag is) a kiválasztott szolgáltatóhoz. Ez azt jelenti, hogy innentől kezdve nem a te tárhelyed szervere fogja intézni az email befogadást és küldést, hanem a Google vagy a Microsoft szerverei. Itt pedig már megvan az oldva, hogy a megfelelő autentikációs kódok beállításával szinte teljesen elfeledd a spam problémát. Ha szeretnél még több érvet ezen irodai csomagok mellett, akkor írtam még 5 előnyről amelyek miatt érdemes a fizetős Google Workspace-t választani az ingyenes Google termékek helyett.
Hozd ki a legtöbbet az emailezésedből
Fotó: Unsplash
